A gestão de estoque faz parte do controle financeiro do e-commerce, pois compõe o que chamamos de capital ativo do empreendimento. Isso quer dizer que estoque é sinônimo de dinheiro, portanto, deve rentabilizar e trazer lucro para o seu negócio.

Imagine que você está na Black Friday, faz um grande volume de vendas e, no momento de enviar os produtos para o cliente descobre que não possui itens suficientes em estoque para atender à demanda.

Além de frustrar o cliente que já está com a expectativa de receber o produto, você poderá ter prejuízos com devoluções de valores pagos e taxas bancárias. Resultado final: perda financeira.

Mas como evitar isso?

Controle de estoque: o conceito

Antes de partirmos para a parte prática, é válido lembrar o conceito de controle de estoque.

Do ponto de vista contábil, estoque é o conjunto de bens tangíveis armazenados para venda ou produção de mercadorias por parte da empresa. No caso do e-commerce, trata-se dos produtos que você vende.

Segundo o artigo como elaborar o controle de estoque do Sebrae, o controle físico e financeiro do estoque destina-se a informar a quantidade exata de cada item e seu respectivo valor monetário, já que o estoque representa cerca de 60% dos custos de manutenção de um negócio.

O efetivo acompanhamento desses valores permite ao comércio eletrônico identificar a quantidade mínima de itens necessários para atender à demanda dos consumidores sem perder nenhuma venda. Ao mesmo tempo, o controle de estoque evita que você tenha mercadorias em excesso, comprometendo seu capital de giro com ativos parados e manutenção do espaço físico.

Por que fazer controle de estoque

A experiência pode lhe dizer mais ou menos a quantidade de produtos a ter em estoque, entretanto, o acompanhamento correto das entradas e saídas de mercadorias torna seu e-commerce mais competitivo e rentável.

Ao fazer o controle de estoque no almoxarifado, você evita desperdício de produtos e compras desnecessárias, protegendo o caixa da empresa. O espaço físico que antes era ocupado por mercadorias desnecessárias passa a ser utilizado para armazenar outros produtos de maior importância no seu mix, favorecendo as vendas e lucratividade.

Quando você tem um controle de estoque em Excel, por exemplo, é capaz de acompanhar os pedidos mês a mês e assim conhecer as reais necessidades do seu e-commerce. Isso se reflete em compras mais conscientes e menos custos para a sua loja virtual.

A logística do seu e-commerce também fica facilitada quando você faz um bom gerenciamento dessa parte. A redução da quantidade de produtos armazenados permite maior organização das mercadorias e facilita na hora de separar os pedidos e enviá-los aos consumidores. Consequentemente, você ganha agilidade nas entregas (lead time) e melhora a satisfação dos clientes.

Uma boa gestão de estoque também traz maior transparência ao seu controle financeiro, já que você tem todas as informações de entradas e saídas de mercadorias sempre à mão. Os famosos inventários de estoque se tornam desnecessários e sua loja virtual funciona com maior fluidez nos processos logísticos.

Finalmente, ao investir em controle de estoque para o seu e-commerce, você está evitando prejuízos financeiros pela falta de mercadorias para entrega. Lembra do nosso exemplo inicial?

Um consumidor frustrado replica a insatisfação para vários outros, impactando na imagem do seu e-commerce. Dentro dessa perspectiva, não é só com o prejuízo financeiro que você deve se preocupar, mas também com a reputação da sua loja virtual.

Como fazer para ter um controle de estoque de primeira

Agora que você já sabe o que é controle de estoque e a importância de fazê-lo bem, que tal aprender como fazer controle de estoque de maneira efetiva? Confira alguns passos:

1. Contrate um responsável pelo controle de estoque

Ter uma pessoa dedicada ao controle de estoque pode facilitar bastante sua vida, afinal, o proprietário de um e-commerce tem várias outras responsabilidades. Conforme a complexidade da sua operação, montar um time para gerenciar e operar o estoque é a melhor maneira de manter seus clientes satisfeitos e sua loja virtual rentável.

2. Adquira um sistema de gestão de estoque

Você pode encontrar diversas planilhas de controle de e-commerce na internet, basta digitar a palavra-chave “controle de estoque excel gratis”. Porém, planilhas eletrônicas continuam dando trabalho à sua equipe, uma vez que toda a inserção de dados é feita manualmente.

Quanto mais ágil e automatizado for seu e-commerce, mais competitivo ele se torna, portanto, considere investir em um sistema de controle de estoque para e-commerces. Você pode integrá-lo à sua plataforma de vendas e acompanhar apenas os relatórios gerenciais do estoque, esquecendo-se da parte operacional.

3. Defina um método de controle de estoque

Existem diversas formas de fazer um correto gerenciamento do inventário e obter maior produtividade e eficiência no seu e-commerce:

• Just in Time: ao invés de adquirir o estoque e depois tentar vendê-lo, você faz o caminho inverso, analisando a demanda dos consumidores e adquirindo somente a quantidade de produtos correspondente à demanda.
• Curva ABC: consiste em um método de classificação de estoque, em que os produtos A, de maior importância, correspondem a 20% do seu estoque; os produtos B, de média importância, correspondem a 30% do seu estoque; já os produtos C, de baixa importância, correspondem a 50% do seu estoque.
• FIFO: consiste em um método de armazenagem em que os produtos mais novos são sempre alocados atrás dos mais antigos, para que os mais antigos sejam vendidos por primeiro. Assim você evita desperdícios e prazos de validade vencidos.
• Dropshipping: outra opção é manter seu estoque terceirizado, ou seja, quando o cliente realiza a compra, você aciona seu fornecedor para que ele entregue a mercadoria. Esse método é bastante atrativo do ponto de vista financeiro.

4. Negocie com fornecedores

A negociação de entregas mais frequentes por parte de fornecedores pode ser um boa medida para reduzir a quantidade de mercadorias armazenadas e favorecer a sua gestão de estoque no e-commerce.

Na ânsia de aproveitar descontos por quantidade, muitas vezes esquecemos de calcular os custos de manutenção do estoque parado, o que é um erro grave. Neste sentido, calcule seus custos de armazenagem e verifique os descontos fornecidos por seus parceiros de negócio, analisando qual é a melhor opção para a sua loja virtual: comprar grandes quantidades e arcar com os custos do estoque ou reduzir as compras e ter maior rotatividade de mercadorias.

5. Monitore suas mercadorias

Os custos financeiros por atrasos nas entregas e os de imagem, pela insatisfação dos consumidores, podem ser reduzidos se você realizar o tracking de mercadorias.

Etiquetas RFID, do inglês Radio Frequency Identification, ou Identificação por Rádio Frequência, é uma boa solução para isso. Elas permitem que você monitore todas as mercadorias adquiridas pelo seu e-commerce, desde o momento em que elas chegam ao seu estoque até o momento em que são entregues ao consumidor final.

Essa medida é especialmente recomendada para quem possui um e-commerce internacional, pois além de garantir maior segurança para os produtos vendidos por meio do rastreamento, você também mantém seu consumidor informado sobre o processo de entrega, aumentando o nível de confiabilidade do seu e-commerce junto aos seus clientes.